Bientôt les vacances d'été, comment transférer les droits de validation dans Ulysse T&E ?

Les vacances d’été sont enfin là et les collaborateurs partent en congés, les supérieurs hiérarchiques qui valident habituellement les demandes de déplacements et notes de frais y compris !

Que faire alors en cas d’absence prolongée ? Attendre le retour des valideurs et stopper le traitement des notes de frais et ordres de mission pendant plusieurs semaines ? Impossible ! La société ne peut pas se permettre de bloquer toutes les demandes de déplacement ou remboursement.

Pour pallier ce problème, il existe une fonction dédiée dans Ulysse T&E qui permet aux valideurs de transférer en un simple clic leurs droits de validation à un autre collaborateur de manière temporaire et d’assurer ainsi à tous les collaborateurs et à l’entreprise la continuité de l’activité. Ghislain Devouthon, Responsable Département Support chez Etap-On-Line nous présente cette fonctionnalité.

Qu’est-ce qu’un droit de validation dans Ulysse T&E?
Tout d’abord, il faut rappeler que lorsque un collaborateur crée un document (ordre de mission, note de frais) dans Ulysse T&E, ce document est envoyé au supérieur hiérarchique (le valideur) pour validation et passage au statut supérieur (traitement comptable, réservation agence, etc…). Sans cette validation dans Ulysse T&E, la note de frais ne pourra pas être remboursée ou la demande de déplacement acceptée. Ce circuit de validation est décidé en amont par le Client et paramétré dans l’outil. Lorsqu’il doit valider un document, le valideur reçoit simplement un e-mail lui indiquant la demande émise qu’il peut alors valider d’un simple clic.

Que faire lorsque le valideur est absent pour un délai parfois indéterminé et qu’aucun valideur de remplacement n’a été paramétré dans le système ? Maladie, déplacement sans connexion à Ulysse T&E, vacances, … L’un des plus de la solution Ulysse T&E repose sur sa fonctionnalité de transfert des droits de validation, qui autorise le valideur « habituel » à transférer de lui-même et de manière temporaire ses droits de validation à un collaborateur, soit son supérieur, soit son assistant ou tout autre membre de son équipe.

Comment ça marche ?
C’est vraiment un processus très simple et très rapide, activable directement par tout collaborateur ayant des droits dans Ulysse T&E . Dans le cas du valideur, celui-ci se connecte à www.ulyssetravel.com via un simple accès internet (pour les utilisateurs en ASP ou disposant d’une connexion externe) et coche simplement la case de transferts de droit dans sa fiche profil Ulysse T&E. Mieux, ETAP-ON-LINE a maximisé cette fonctionnalité, permettant non seulement de limiter les droits transférés en fonction de leur nature mais également de les attribuer à des personnes différentes et pour des durées distinctes.

Il peut s’agir soit des droits de création de documents (par exemple donner à une assistante la possibilité de créer ses ordres de mission pour son compte …), et/ou des droits de validation (pouvoir valider les notes de frais ou demandes de déplacement de ses collaborateurs) et/ou des droits d’administration.

Le valideur habituel désigne ensuite la personne qui bénéficiera de ces droits pendant son absence, et précise une date de fin de validité. Les droits sont alors automatiquement transférés et tout document envoyé à validation pendant la période indiquée suit le nouveau workflow : le valideur désigné assume donc la gestion des validations selon le processus habituel pendant la période indiquée. À la fin de la période les droits de validation sont automatiquement réattribués au valideur habituel. Cela permet ainsi d’assurer une parfaite continuité du processus au sein de l’entreprise, sans aucune rupture de flux, retard de traitement ou goulot d’étranglement… Le valideur habituel peut également désactiver ou prolonger le transfert aussi simplement.

Quels bénéfices pour les administrateurs ULYSSE T&E ?
En mettant en place cette fonctionnalité, l’objectif visé par ETAP-ON-LINE est avant tout de simplifier le travail des administrateurs Ulysse T&E, afin qu’ils ne soient pas submergés par des demandes de transferts de droits au moment des vacances d’été par exemple.

Résultat, rien ne bloque au niveau des validations, ce qui représente une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise alors assurée d’avoir une qualité et un flux constant dans le traitement des demandes tout au long de l’année.

Tel est l’atout majeur de la fonctionnalité de transfert de droits dans Ulysse T&E, celui de garantir , même lorsque le valideur est absent, un niveau aussi fin dans la définition des droits de validation, avec une extrême rapidité et une simplicité hors pair. Aujourd’hui, par exemple, trois de nos clients - ROCHE, CAPGEMINI et TOTAL SA - utilisent fréquemment cette fonction d’habilitation des droits avec près de 1 000 transferts actifs.

Pierre-Emmanuel Tetaz, DG Etap-On-Line, répond aux questions de Philippe Nieuwbourg, Econotique.com, en direct du salon ERP-DEMAT'2007 et présente le nouveau service de numérisation des justificatifs de notes de frais de ULYSSE T&E.

(Audio - 10'48)

Généralisé depuis le 1er septembre, ce service de numérisation des jusitificatifs de notes de frais représente une innovation majeure déjà en production chez plusieurs clients dont Capgemini. Il enrichit le module Notes de Frais en mode ASP d’Ulysse T&E et permet notamment d’offrir une meilleure visibilité au valideur, d’optimiser les contrôles et les audits, de faciliter la récupération de la TVA.

Un pas supplémentaire vers le « zéro papier » avec ULYSSE T&E

Développé pour les clients ULYSSE T&E en mode ASP sur www.ulyssetravel.com, le « module NJ », service de Numérisation des Justificatifs des notes de frais,  répond aux besoins des entreprises face aux lourdeurs de gestion des justificatifs papier de notes de frais (notes de restaurant, taxi, hôtel, billets de transport, tickets de parking, péage, etc…).

Lancé au premier trimestre 2007 et généralisé  depuis le 1er septembre, ce nouveau service a déjà séduit plusieurs grandes références telles que Capgemini, ADP, SC Johnson, Antalis, General Mills,… A ce jour, 400 000 justificatifs ont déjà été numérisés via le « module NJ » d’Ulysse T&E.

Le « module NJ » un service innovant pour des bénéfices concrets

Au-delà des bénéfices induits par la dématérialisation des documents tels que gains de productivité, simplification de stockage et d’archivage, ce nouveau service permet :

• Un accès simplifié aux détails des informations : l’image des justificatifs des notes de frais est disponible au format PDF directement sur l’écran de la note de frais Ulysse T&E. A tout moment du processus de gestion des notes de frais, les justificatifs peuvent être consultés en ligne par le collaborateur, le valideur  et le comptable.
• L’optimisation des contrôles et des audits : les contrôles et audits sont accélérés grâce aux justificatifs numérisés qui sont rattachés automatiquement à la note de frais correspondante.
• La mise en place d’un Centre de Services Partagés (CSP) facilitée : les informations sont ainsi centralisées, le contrôle des notes de frais peut s’effectuer à distance et la récupération de TVA est facilitée.
• L’amélioration de la conservation des documents : c’est notamment le cas pour tous les justificatifs imprimés sur papier thermique sur lesquels l’encre s’efface rapidement.

Un process de numérisation efficace et rapide, clé en main

Dans le cadre du service de numérisation, les habitudes des utilisateurs ne sont pas modifiées. Une fois sa note de frais saisie, le collaborateur transmet ses justificatifs au centre de numérisation avec un état de note de frais édité dans Ulysse T&E. Cet état comporte un code barre généré par Ulysse T&E.

Le centre de numérisation réceptionne et numérise quotidiennement les justificatifs, puis les associe dans un fichier PDF dont le nom est généré automatiquement grâce au code barre de l’état de la note de frais. ETAP-ON-LINE collecte, contrôle et intègre quotidiennement les fichiers numérisés dans Ulysse T&E. 

Les justificatifs originaux sont stockés 3 mois au Centre de Numérisation. Les entreprises peuvent ensuite récupérer les justificatifs ou bien les faire archiver jusqu’à 10 ans dans un centre partenaire.

Pour scanner les justificatifs, ETAP-ON-LINE a choisi de s’appuyer sur des partenaires spécialistes du secteur, deux fournisseurs en France et un fournisseur à Dublin pour l’Europe. ETAP-ON-LINE est l’unique interlocuteur de ses clients, le délai de mise en place du « module NJ » est de 3 semaines.

Plus d'infos : contact@etaponline.fr 

Gestion des dépassements de plafonds : visibilité et maîtrise, économies en plus

L’application contrôlée de la politique de dépenses passe notamment par une bonne gestion des dépassements de plafonds. C’est dans cette perspective qu’Etap-On-Line a développé dans Ulysse T&E une nouvelle fonctionnalité. Après 8 mois de mise en place, les montants non remboursables, désormais identifiés et donc non remboursés s’élèvent chez un des clients ULYSSE T&E à plus de 140 000 euros !

Les explications de Stanley Hales, manager au sein du pôle Intégration et Conseil chez Etap-On-Line.

Fruit de l’expertise des équipes R&D d’Etap-On-Line, la gestion des dépassements de plafonds avec ULYSSE T&E répond aujourd’hui aux attentes des entreprises les plus exigeantes en matière d’automatisation de la gestion des notes de frais.

Ultime étape après l’automatisation de l’ensemble des processus liés aux dépenses de déplacements professionnels, cette fonctionnalité a été rapidement adoptée par un client ULYSSE T&E, société de service de plusieurs milliers de collaborateurs. Dans un contexte de politique forte de contrôle des dépenses, l’objectif de ce client était d’optimiser l’application de la politique de remboursement des frais grâce à un niveau extrêmement fin de détail et de contrôle. Le pari est gagné, et ULYSSE T&E intègre désormais des possibilités avancées en matière de gestion des dépassements des plafonds.

Cas pratique :

Eclatement du frais

Le client configure tout d’abord un plafond de dépense en fonction de différents critères tels que la nature de la dépense, la catégorie du collaborateur ou encore le lieu de la dépense.

Dès la saisie du frais réel par le collaborateur, ULYSSE T&E compare la dépense au montant du plafond et affiche le cas échéant le montant du dépassement. Le collaborateur a alors la possibilité de renseigner dans une zone dédiée, le montant dont il demande le remboursement, une partie de la dépense pouvant être prise en charge par lui directement en vue de respecter le plafond défini par sa société.

Si le collaborateur souhaite tout de même se faire rembourser un frais dont le montant est supérieur au plafond, il doit alors renseigner un motif de dépassement qui sera communiqué à son valideur, celui-ci pouvant accepter ou refuser l’écart entre le montant de la dépense et le plafond.

Workflow conditionné

Le moteur de workflow ULYSSE T&E a également été adapté pour tenir compte de cette nouvelle fonctionnalité. Le workflow peut désormais être conditionné en fonction des dépassements selon plusieurs critères combinatoires et associatifs, et permet par exemple deux niveaux de validation : hiérarchique d’abord, relatif à la réalité des dépenses engagées pour une mission donnée. Comptable ensuite, afin d’établir la véracité des informations en se basant sur les justificatifs et de vérifier que toutes les données sur la TVA sont bien présentes.

Les avantages ? Des économies importantes sont réalisées grâce à une meilleure application de la politique de dépenses et un contrôle précis des dépassements… le tout de façon automatisée.

Reporting

Le reporting ULYSSE T&E a également évolué pour gérer de façon dynamique les écarts entre le montant du justificatif, le montant demandé en remboursement et le montant validé. Des reporting très précis par collaborateur, centre de coûts ou structure sont possibles. D’une part, le calcul des écarts - par exemple entre montant remboursé et montant déclaré -, permet de connaître très exactement les coûts économisés. D’autre part, cette visibilité nouvelle participe à sensibiliser en amont les collaborateurs sur les dépenses qu’ils vont engager, et les incite à faire moins de dépenses au-delà du nécessaire.

1er retour d'expérience : Les montants non remboursables, désormais identifiés et donc non remboursés s’élèvent chez ce client ULYSSE T&E à plus de 140 000 euros sur les 8 premiers mois de mise en place de cette nouvelle fonctionnalité.

Pour en savoir plus : contact@etaponline.fr