L'introduction de cet ebook gratuit est particulièrement drôle et de nombreuses personnes s'y retrouveront avec la matinée type que nombre d'entre nous connaissent: la boite emails qui vomit ses messages, les appels de relance pour les projets à remettre le jour même, les affaires à traiter dans l'urgence... et surtout le manque d'organisation dans un quotidien trépidant...

Ce guide de 32 pages est résolument pratique et donne de vrais conseils pour optimiser son temps et mieux s'organiser en reprenant l'essentiel de plusieurs méthodes d'organisation.

Ce livre s'adresse bien entendu aux indépendants, consultants… mais également à tout ceux qui doivent gérer de nombreuses demandes de front (marketeurs, commerciaux…).

Marc étant très pris personnellement (blogger, écrire des poèmes, se marier; reprendre ses d'études...) et professionnellement (son activité webdesigner indépendant…), que sa première idée d'essayer de trouver plus de temps pour gérer son activité (mettre de côté pendant quelques temps la poésie), de se lever plus tôt (6h30 du matin !)…

Mais pour gérer efficacement son activité la meilleure solution reste de mettre en place une véritable méthode pour mieux s'organiser et optimiser son temps.

Mark présente tout d'abord la méthode du général EISENHOWER pour hiérarchiser les tâches à effectuer.

Ce système permet de classer les tâches selon le degré d'urgence et d'importance pour se concentrer uniquement sur les tâches les plus urgentes et les plus importantes à traiter en premier (ex: rendre un plan marketing avant ce soir), puis de faire un tri entre les autres actions et ne traiter immédiatement que celles qui sont essentielles (ex: important mais pas urgent d'envoyer le courrier à la poste avant le passage du facteur).

Une fois ce premier classement effectué, il faut savoir que la plus importante réserve de temps est les actions "importantes mais pas urgentes". Il faut les repousser autant que possible ou obtenir des délais supplémentaires pour la remise des éléments (tout le monde se laisse toujours quelques jours de marge de sécurité qui mis bout à bout donne des semaines de jours non exploités !).

Si vous êtes débordé par des dizaines d'email, mettez en place un système pour mettre fin à la culture de l'urgence: vous n'êtes pas obligé de répondre tout de suite aux messages. Créez un répertoire "Action" avec tous les emails à traiter dans la journée et ne vous préoccupez pas des emails reçu aujourd'hui. Et si c'est vraiment urgent vos collègues vous contacteront par téléphone. Demandez-vous toujours si c'est vraiment essentiel de répondre tout de suite à cet email ou si cela peut attendre demain…

Ce système de gestion en bloc permet de se laisser des plages complètes de temps pour répondre aux emails, ce qui permet de traiter plus rapidement le travail.

Attention, il ne faut pas se faire une liste de tâches sans fin avec toutes les actions à réaliser dans la journée… Il faut se fixer pour sa journée 4 ou 5 activité à réaliser et réellement faisable. Il suffit ensuite de les noter sur un post-it et de barrer au fur et à mesure le travail effectué.

Mark nous conseille également de bien repérer les périodes de la journée où vous êtes le plus créatif et réserver ces périodes aux travaux créatifs ou qui méritent un important travail de réflexion (cela peut être le soir après 18h, le matin à 8h…).

Pour améliorer votre créativité repérez ce qui vous aide dans votre créativité: morceau de musique, calme, un café, une cigarette… et mettez vous en condition. Si nécessaire créez vous-même un petit rituel qui rappellera à votre cerveau qu'il va être temps de donner le meilleur de ses petites cellules grises.

Bien entendu il faut éviter d'être dérangé durant ces moments (pas de MSN, pas d'Outlook, pas de téléphone…). Le manque de concentration est l'ennemi principal de la créativité…

Parmi les conseils de gestion des priorités, on peut aussi retenir :
- Laisser une boite de réception Outlook la plus vide possible afin de bien repérer les emails arrivés.
- Ne vous laissez pas avoir par la tentation de répondre à tous les emails dans la journée. Si vous donnez cette habitude à vos correspondants ils vont vous en demander toujours plus.

Pour gagner en efficacité il est essentiel également de noter dans 1 seul fichier et dans 1 seul endroit, et systématiquement, toutes les tâches à effectuer (ex: les tâches d'Oulook, un fichier Excel…). Cette liste doit être la référence de tout ce que vous avez à faire. Vous devez noter systématiquement ce que vous devez faire. La seule exception est votre to do list de la journée qui est un extrait des tâches à faire dans la journée.

En notant tout systématiquement et immédiatement dans un fichier, vous aurez l'esprit libre pour réfléchir. Ne laissez rien encombrer votre esprit.

Pour que ce système fonctionne il est essentiel :
- De bien effectuer le travail que vous avez défini dans vos listes.
- De faire un tour régulier de vos listes pour ne garder que les tâches à effectuer et en extraire les nouvelles tâches à effectuer.
- De préparer votre journée avec les tâches importantes à faire (soit le soir en partant, soit le matin en arrivant).

Pour en savoir plus, téléchargez le livre "Gagnez du temps tout en restant créatif" de Mark McGuinness ("Time management for creative people" en anglais dans le texte).

Pourquoi se faire vacciner ? Le prix de l'injection est modique (12,50€ à l'institut Pasteur), voire gratuite si vous faites partie d'une population à risque. De nombreuses entreprises proposent également des vaccins gratuits à leurs employés, dans une logique évidente pour éviter les absences maladie.

Si vous êtes artisan ou si vous travaillez à votre compte, vous vous situez alors dans la même logique : si vous êtes grippé, vous ne travaillez pas et vos revenus risquent d'en souffrir. Même si vous êtes un "simple employé", une absence du bureau au mauvais moment peut vous faire rater une opportunité intéressante (de l'avancement ?). Vous risquez en plus d'être surchargé de travail à votre retour après votre rétablissement.

Une autre source d'économie : vous n'aurez pas à dépenser d'argent pour guérir. Je sais que l'assurance maladie et votre mutuelle couvrent la plupart de vos frais en médicaments, mais elles ne remboursent ni vos paquets de mouchoirs (si vous êtes grippé je comprend que vous évitiez les mouchoirs en tissu), ni les lessives de vos draps trempés de sueur, ni les pastilles pour la gorge, ni les pots de miel... ni même les tisanes !

Enfin, vous serez très fatigué par le virus et ça vous empêchera de faire plein de choses par vous-même, comme les courses et la cuisine : vous allez commander des plats préparés et vos repas vous couteront bien plus cher.

Cette année, le vaccin est disponible depuis le 28 septembre. Il lui faut 2 semaines pour être efficace, alors n'attendez plus.

• Le site de l'assurance maladie sur la grippe
• Le site du groupe d'étude et d'information sur la grippe
• Le site du réseau Sentinelles

Crédit photo : wikipedia (domaine public)